¿La vida parece aleatoria? ¿Descargas interminable de e-mails, llamadas telefónicas, reuniones irrumpiendo en tu calendario y almorzando frente al monitor durante tus horas de trabajo? Recientemente encontramos la forma de manejar estas insurgencias de tiempo, lo que ayuda a tener tu día de vuelta.
 
Todos los días somos bombardeados por toneladas de información. Es sin pausa, al instante y casi todo se clasifica como emergencia. Lo que necesitas es organizar tu tiempo en segmentos que te permitan incrementar tu productividad en cada actividad. Separa tus horas facturables, comunicaciones, reuniones, y tiempo personal en diferentes segmentos. Hacer esto te va a permitir enfocarte completamente en cada actividad. Y cada tema va a poder ser tratado solo durante su respectivo segmento de tiempo.
 
El diagrama ilustra diferentes segmentos de tiempo, ordenados por tipo.  Defrag Timeline
 
Este ejemplo muestra un día promedio de cualquiera de nosotros antes de optimizarlo. Una reunión o conference call por la mañana, trabajo mezclado con e-mail, almuerzo, otra reunión, más trabajo y un poco de e-mails, etc. Los E-mails nos distraen y nos impiden terminar nuestras tareas y, lo que es peor, nos impiden "facturar". Para evitar esto, institucionalizamos una nueva forma de segmentación de nuestros días.
 
Para la primera parte del día trabajamos durante 3 horas en temas "facturables", trabajo en sí, entregables, etc. en base a requerimientos recibidos previamente. Estos requerimientos pueden haber llegado unas horas o incluso semanas antes, realmente no importa. Sin embargo, ningún requerimiento del día de hoy se trata durante este segmento de tiempo inicial.
 
Ahora, a almorzar, no te preocupes por lo de hoy por el momento, solo ten un almuerzo feliz.
 
Luego del almuerzo, dedicamos una hora completa a chequear e-mails. Lee todos y cada uno de los e-mails que te llegaron y responde de modo significativo a cada uno que sea necesario. Envía cualquier entregable a tus clientes.
 
El resto del día está dedicado a temas administrativos, reuniones, estimaciones, facturación, proyectos internos, gestión, llamadas, reuniones, etc. Si necesitas tener una reunión o llamada, solo se puede programar entre las 2PM y las 5:30PM de cada día. La gente también tiene temas personales que resolver durante el día, como pagar facturas, hacer algún llamado telefónico al service, ir al banco, etc. Estos temas también se organizan en este segmento de las 2PM a 5:30PM.
 
Eso es todo. Andate a casa a las 6PM previo un rápido chequeo de e-mail de media hora. No te quedes trabajando, salí con tu familia, cena, mira tele, juga con tus hijos, lo que sea. Este es tu tiempo personal, úsalo inteligentemente.
 
A las 10PM todos se conectan nuevamente desde sus casas y pasan entre 2.5 y 3 horas haciendo trabajo facturable. Este periodo tiene cero distracciones y las personas tienden a ser ultra-creativas por la noche. Este periodo es opcional, pero si te interesa estar al tanto de todos los temas sin estar sobrepasado, recomendamos que lo hagas.
 
Al final de este segmento de tiempo, verifica tus e-mails para hacerte una idea de cómo va a ser tu periodo nocturno del día siguiente y cómo vas a priorizar la siguiente mañana.
 
Encontramos que este proceso no solo te ayuda a incrementar tu productividad en el día a día sino también el retorno generado de cada segmento. Si te desvías de tanto en tanto, está bien, solo trata de volver a segmentar tu día. No siempre es fácil ajustarse al régimen, pero si logras hacerlo, harás más dinero y estarás menos distraído por todos los temas que pueden y van a suceder.

** Nota: Esta es una traducción directa del inglés al español del artículo que pueden encontrar aquí: http://newleaders.com/discussions/369-defragment-your-day


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