Bombero

Implementando SCRUM en un cliente, como parte de una consultoría en gestión de proyectos, descubrimos que trabajaba bajo dos modalidades que deliberadamente decidimos llamar Tareas Planificadas y Fires.

El concepto era que las Tareas Planificadas eran todas aquellas que salían del BackLog y se incluía en el Sprint durante la reunión de planificación, mientras que los Fires eran las tareas que se incluían durante el Sprint, sin previa planificación.

La razón detrás de esta decisión fue que el cliente trabajaba con iniciativas de identidad, entregas planificadas, compromisos previamente acordados con cierta anticipación y, en paralelo, con mantenimientos a los cuales asignaba una determinada cuota de horas mensuales, carente de previsibilidad alguna.

La decisión inicial


Inicialmente decidimos tomar items del BackLog y transformarlos en Story Cards, los cuales a su vez se descomponían en Tareas Planificadas. Esta actividad se realizaba durante la segunda mitad de la reunión de planificación, donde el equipo de trabajo mismo determinaba esa descomposición. A medida que se realizaba, los miembros del equipo iban llenando con Tareas Planificadas la columna correspondiente al To-Do (segunda columna) en el TaskBoard, dejando la primera para los Story Cards, llamada Commited BackLog.

Si eventualmente surgía una tarea de mantenimiento y/o urgencia que no podía esperar al próximo Sprint para ser resuelta, se ingresaba un Fire en el TaskBoard.

¿Cuándo agregarlas?


El primer desafío que nos encontramos fue determinar cuándo esas tareas Fires debían ser agregadas al TaskBoard. Evaluamos cuatro posibilidades:

  1. En cualquier momento: La idea es agregar los Fires inmediatamente luego de que son detectados o se determina que hay que trabajar en ellos. La contra que encontramos fue que agregarlos en  medio del día no les da la visibilidad esperada, y recién son conocidos por la totalidad del equipo en la próxima Daily Standup Meeting.

2 y 3. Antes/Durante la Daily Standup Meeting: Agregarlos al TaskBoard 10 minutos antes de la Daily Standup Meeting o durante ella para darles mayor visibilidad. El perjuicio de ello era el de alargar innecesariamente la reunión que debía durar no más de 15 minutos, discutiendo los nuevos Fires que aparecían, en lugar de enfocarse en el verdadero contenido de la reunión.

  1. Luego de la Daily Standup Meeting: Evaluamos también agregar dichas tareas una vez terminada la reunión para no alargarla, el inconveniente que detectamos fue que el hacerlo cambiaba automáticamente la realidad del resto del día, por lo cual lo discutido en la Daily Standup Meeting perdía su sentido.

Finalmente nos volcamos por la primer opción: "los Fires se agregan al TaskBoard a medida que van apareciendo". La forma que hallamos de morigerar la falta de visibilidad consistía en que el miembro del equipo que lo agregaba debía primero notificar a sus compañeros que lo iba a agregar en breve. Una opción un poco más efectiva y ruidosa que evalué fue la de poner una bocina para ser tocada cada vez que un Fire apareciera... pero por el momento, me la guardo en el BackLog.

¿Cómo distinguirlas?


El segundo desafío a resolver -previo a su implementación- consistía en cómo distinguir a las tareas entre si. En primera instancia, evaluamos una solución interesante que plantea Xavier Quesada Allue en su blog Visual Management: dejar un workstream vacío arriba de todo para hacer el seguimiento de este tipo de tareas. El post se llama Unplanned Items and Legacy Issues

Luego de discutir un buen rato, decidimos que si bien la solución de Xavier funciona en la mayoría de los casos, la particularidad en esta ocación resultaba en que los Fires tenían cierto buffer que permitía terminar primero una o varias Tareas Planificadas, y nosotros debíamos poder reflejar eso.

Finalmente, decidimos utilizar Post-Its de diferentes colores: Amarillos para las Tareas Planificadas y Naranjas para Fires, preservando de esta manera la dimensión vertical con el objetivo de reflejar prioridades.

Resultado:


Si bien en la implementación de este enfoque encontramos temas mínimos a mejorar (que voy a comentar en sucesivos posts, y cómo efectivamente los mejoramos) el resultado fue el siguiente:
1. Si un Fire aparece, se crea un Post-It de color anaranjado.
2. Se avisa a todo el resto del equipo que un nuevo Fire va a ser ingresado en el TaskBoard.
3. Se determina su prioridad con respecto al resto de las Tareas Planificadas existentes en el TaskBoard.
4. Se ingresa en la columna To-Do, sin StoryCard, representando verticalmente su prioridad (más alto, más prioritario).

En la práctica:


En blanco los StoryCards, en amarillo las Tareas Planificadas y en Naranja los Fires:
TaskBoard w/Fires


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