Gestión del Tiempo

Hace un tiempo escribí un artículo acerca de la técnica de defragmentación del día laboral. Desde ese momento en adelante intenté implementarla en mi día a día sin mucho éxito, la verdad. Los inconvenientes que encontré en el camino pueden corresponder a una particularidad del entorno: trabajar en un equipo global, con gente en España y Chicago, lo que no me permitió agrupar las reuniones. Este tema definitivamente echó por tierra la teoría.

Por tanto seguí con una técnica que hacía un tiempo tenía en el cajón, la cual parece muy interesante y no tan difícil de implementar: la Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo. Lo que más me atrae de ella son las similitudes que tiene con las bases de las metodologías ágiles: planificación incremental, priorización por ROI, time-boxing, retrospectivas, etc. (ya trataremos este tema en otro post).

En este post no pretendo hacer un análisis minucioso de la Técnica Pomodoro, simplemente explicar de una manera breve su funcionamiento para quien no la conozca y quiera eventualmente probarla. Si alguien desea ir más en profundidad, hay un PDF muy bueno en el site oficial y un libro llamado The Pomodoto Technique Illustrated, 100% recomendable.

Introducción

La Técnica Pomodoro funda sus bases en el supuesto de que el tiempo es considerado un enemigo por mucha gente y que la generación de ansiedad (consecuencia) lleva a las personas hacia un comportamiento ineficiente en el estudio y el trabajo. El resultado inmediato es: postergar las cosas en el tiempo.

La Técnica Pomodoro identifica dos aspectos profundamente interrelacionados que parecen coexistir con relación al tiempo:

• El “devenir“: Un aspecto abstracto y dimensional del tiempo, que da origen al hábito de medir el tiempo (segundos, minutos, horas); la idea de representar el tiempo en un eje, el concepto de la “duración”, la idea de “tarde”.
• Sucesión de eventos: Un aspecto concreto del orden temporal: Nos levantamos, tomamos una ducha, tomamos el desayuno, estudiamos, almorzamos, tomamos una siesta, jugamos, comemos y nos vamos a dormir.

El propósito de la Técnica Pomodoro es proveer una herramienta/proceso simple para mejorar la productividad (la propia y la de tu equipo) que sea capaz de hacer lo siguiente (entre otras):

• Aliviar la ansiedad vinculada con el devenir
• Mejorar el foco y la concentración a través de la disminución de interrupciones
• Impulsar la motivación y mantenerla constante
• Reafirmar la determinación de alcanzar tus metas
  (para ver la lista completa, referirse al paper oficial)

Los Artefactos

En la Técnica Pomodoro hay tres artefactos:

• Inventario de Actividades: Una lista donde se registran las tareas a medida que aparecen. Al final del día se tildan aquellas que ya fueron finalizadas.
• Tareas para Hoy: Una lista de las tareas para hacer durante el día, ordenadas por prioridad. Y una sección rotulada “Imprevistos y Actividades Urgentes” donde cualquier tarea inesperada con la que hay que lidiar debe ser listada a medida que aparece. Estas últimas podrían modificar el plan del día.
• Planilla de Registro: donde registraremos al final del día las tareas completadas y la cantidad de Pomodoros (ya veremos que son) que tuvimos que invertir para termina cada una.

El Pomodoro

El corazón de la Técnica Pomodoro es un cronómetro de cocina (de quien adopta la expresión italiana “Pomodoro”, por su forma de tomate). Este cronómetro es utilizado para marcar los time-boxes que dan el ritmo/iteraciones que utilizaremos para trabajar en las tareas durante el día.

Las Iteraciones

También llamadas “Pomodoros”, son periodos de tiempo fijos (30 minutos) de los cuales 25 minutos están dedicados a una tarea y 5 minutos utilizados para descansar, recrearse. Una vez terminados estos 5 minutos, se inicia una nueva iteración de 25 minutos. La herramienta para marcar estos 25 minutos iniciales es un cronómetro con alarma.

Cada Pomodoro es indivisible e ininterrumpible. Si por alguna razón debo interrumpir el Pomodoro, dicha iteración se considera inválida y se debe comenzar una nueva, desde cero.

Cada 4 Pomodoros válidos el recreo es más extenso: de 15 a 30 minutos.

Nota: Aquí solo me limito a describir la técnica. Cada recreo, y sus longitudes, tienen una razón; para entrar más en detalles recomiendo leer el paper oficial.

Las Tareas y El Proceso

Las tareas que van apareciendo, si no son urgentes, deben registrarse en el “Inventario de Actividades”. Al principio de cada día se seleccionan las tareas que se van a realizar durante esa jornada y se copian a la planilla “Tareas para Hoy”. Esta planificación puede realizarse durante el primer Pomodoro (iteración) del día.

En la próxima iteración tomo la primer tarea de las “Tareas para Hoy” y me enfoco 100% en dicha tarea. No puedo quitar la atención durante esos 25 minutos. Esto significa no leer e-mails, no ponerme a chatear con un amigo, no charlar con el compañero, no perder el tiempo. Ya tendré unos minutos para hacerlo al término de la iteración.

Si termina el Pomodoro y no he terminado la tarea, no importa: me tomo el recreo de 5 minutos sí o sí. Luego comienzo una nueva iteración enfocándome en la tarea en la que venía trabajando y aun no está terminada.

A medida que voy consumiendo las iteraciones, voy marcando una “X” por cada iteración en la tarea a la cual me dediqué. Es importante aclarar que una iteración debe dedicarse a una única tarea. Si tengo tareas muy chicas, las agrupo en un único conjunto y dedico la iteración al conjunto entero.

Si por alguna casualidad, termino la tarea dentro de los 5 minutos iniciales de la Iteración, considero dicha iteración como inválida. No registro la “X”, paso a la próxima tarea e inicio una nueva iteración desde el comienzo.

Ejemplo simple del proceso

Supongamos por un momento que estas son todas las cosas que debo realizar:

Al comenzar el día, selecciono las cosas que voy a hacer hoy y las ordeno por prioridad en mi lista de “Tareas para Hoy”:

Seteo mi cronómetro en 25 minutos, lo lanzo y de esta manera arranco mi primer Pomodoro, dedicándome a la primer tarea de la lista. Al cabo de esos 25 minutos suena la alarma del cronómetro, lo que indica la finalización del Pomodoro y registro con una “X” dicho Pomodoro en la tarea correspondiente (ver en rojo):

Tomo un recreo de 5 minutos, desconectándome por completo de la tarea que estaba realizando. Al terminar el recreo, vuelvo a lanzar un nuevo Pomodoro y sigo con la tarea en la que venía trabajando.
Al finalizar este y dos Pomodoros más, ya llevo un total de cuatro Pomodoros. Es el momento de tomarme un recreo más extenso (de entre 15 y 30 minutos):

Al terminar el recreo, vuelvo a lanzar un nuevo Pomodoro y sigo con la tarea en la que venía trabajando. Entre Pomodoro y Pomodoro descanso 5 minutos y cada 4 Pomodoros me tomo un recreo más largo. De esa manera sigo hasta terminar con la tarea en cuestión. En ese momento la tacho:

Y de esta manera continúo Pomodoro tras Pomodoro hasta terminar el día:

Lidiando con las interrupciones

Las interrupciones son el tema más sensible a la hora de implementar la Técnica Pomodoro.

La Longitud de un Pomodoro, 25 minutos, parece ser lo suficientemente corto para evitar que la persona sea distraida por varios tipos de interrupciones. Pero la experiencia muestra que una vez utilizando la Técnica Pomodoro, las interrupciones pueden transformarse en un verdadero problema.
Fuente: The Pomodoro Technique, by Francesco Cirillo

La técnica pomodoro propone una estrategia efectiva para minimizar la cantidad de interrupciones, y para esto, divide dichas interrupciones en dos categorías: Internas y Externas, tema que será abordado en un artículo posterior.

Importante

Como he comentado anteriormente, este post solo es un resumen parcial de la Técnica Pomodoro. Para obtener más detalles y profundizar los conocimientos de la misma recomiendo a todo lector visitar el sitio oficial: The Pomodoro Technique by Francesco Cirillo.

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